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Pre-Trial und E-Discovery – amerikanisches Zivilprozessrecht zwingt deutsche Unternehmen zur Vorsorge in Bezug auf den Umgang und die Sicherung von elektronischen Daten

Deutsche Unternehmen mit mittelbarer oder unmittelbarer Geschäftstätigkeit in den USA stehen aufgrund des US-amerikanischen Zivilprozessrechts vor ungewohnten Herausforderungen in Bezug auf die Aufbewahrung und Sicherung von Dokumenten. Im Unterschied zum deutschen Zivilprozessrecht, welches substantiierten mit Beweisangebot versehenen Klägervortrag voraussetzt, ermöglichen die sogenannten pre-trial discovery Regeln im US-amerikanischen Zivilrecht dem Kläger vom Beklagten jede Information abzufragen, die für den Klageanspruch von Relevanz sein könnten. Diese „fishing expedition“ erstreckt sich seit der Änderung der Federal Rules of Civil Procedure (FRCP) zum 1. Dezember 2006, nicht mehr nur auf „documents“, also verkörperte Daten und Unterlagen, sondern auch auf „electronically stored information“ und damit auf alle elektronisch im Unternehmen gespeicherten Informationen, von der Email, über unterschiedliche Entwurfsstadien von elektronischen Dokumenten, bis hin zu sämtlichen zu den jeweiligen Dokumenten gehörende Metadaten. Allein die Nachricht über diese neuen, umfassenden elektronischen Dokumentationspflichten dürfte sowohl in den IT-Abteilungen als auch in den Rechtsabteilungen vieler großer deutscher Unternehmen, angesichts des damit verbundenen Aufwands und Risikos einiges Schaudern ausgelöst haben. Befinden sie sich doch in einem  Dilemma - wird versucht, mit organisatorischen Vorkehrungen Vorsorge zu treffen, so wird dies nur unter Einsatz erheblicher Ressourcen erfolgversprechend und mit der notwendigen Intensität erfolgen können. Ressourcen für solch abstrakte Risiken werden jedoch von den Entscheidungsträgern regelmäßig nur widerwillig frei gegeben. Werden hingegen keine angemessenen Vorkehrungen getroffen, so bewegen sich die daraus folgenden Risiken für die amerikanischen Konzerngesellschaften irgendwo zwischen vertretbar und existenzgefährdend.

Eine formelle Herausgabepflicht in Bezug auf im pre-trial discovery verlangte Dokumente bezieht sich zunächst nur auf diejenigen Unterlagen, die sich „in possession, custody or control“ der in den USA verklagten Partei, zum Zeitpunkt der Kenntnis vom Bevorstehen eines Rechtsstreits befinden.

Das Tatbestandsmerkmal „control“ wird jedoch von amerikanischen Gerichten regelmäßig dahingehend ausgelegt, dass eine faktische Möglichkeit, bestimmte Dokumente zu verschaffen, ausreichen soll, um den Herausgabeanspruch zu begründen. De Facto bedeutet dies, dass die amerikanische Prozesspartei durch das Inaussichtstellen erheblicher prozessualer Nachteile, vom Ausschluss eigener Beweismittel bis hin zu Bußgeldern wegen Beweisvereitelung, dazu gezwungen ist, alles in ihrer Macht stehenden zu tun um die erfragten Informationen und Dokumente in anderen Konzernunternehmen zu beschaffen. Dabei gehen die amerikanischen Gerichte erfahrungsgemäß weniger dogmatisch als ergebnisorientiert vor - ob Schwesterunternehmen wegen einheitlicher Leitung, ob Mutterunternehmen wegen deren Interesse am Wohlergehen der Tochtergesellschaft, ob personelle Verflechtungen in den Konzernunternehmen – es kann davon ausgegangen werden, dass das Gericht regelmäßig von ausreichender „Kontrolle“ der beklagten amerikanischen Prozesspartei ausgehen wird.

Der maßgebliche Zeitpunkt, ab dem eine Aufbewahrungspflicht in Bezug auf Daten und Dokumente besteht, die im Rahmen einer pre-trial discovery eventuell herauszugeben sind, bestimmt sich nach der Kenntnis der Prozesspartei von dem Bevorstehen eines Rechtsstreits, bzw. nach dem Zeitpunkt zu dem die Prozesspartei diese Kenntnis vernünftigerweise hätte haben können. Die amerikanische Rechtssprechung hat auch in Bezug auf die Frage, ab welchem Zeitpunkt eine zukünftige Prozesspartei vernünftigerweise von dem Bevorstehen einen Prozesses auszugehen habe, einige Stilblüten getrieben, die es im Ergebnis unmöglich machen, diesbezüglich durch Vorsorge angemessene Risikokontrolle zu erlangen. Bei der Etablierung eines unternehmensinternen Prozesses wird daher lediglich Wert darauf zu legen sein, dass bei Fristsetzungen im Falle bisher außergerichtlicher Streitigkeiten, bei der Androhung einer Klage und beim Erhalt eines sogenannten preservation letter, vom Zeitpunkt des Erhalts der jeweiligen Information an, keine potentiell für ein zukünftiges Verfahren relevanten Dokumente mehr gelöscht werden dürfen.

Insbesondere Fälle der Löschung von Dokumenten nach Kenntnis eines anstehenden Rechtsstreits haben nämlich amerikanische Gerichte verschiedentlich zum Ausspruch drakonischer Strafen veranlasst. So wurde Philipp-Morris nach routinemäßiger automatisierter Löschung von Dokumenten während eines pre-trial discovery Verfahrens zu einer Geldbuße in Höhe von $ 2,75 Mio. verurteilt.

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass die durch die Regeln der E-Discovery geschaffenen Herausforderungen an deutsche Unternehmen mit amerikanischer Geschäftstätigkeit, sei sie unmittelbar oder vermittelt durch amerikanische Tochterunternehmen, erheblich sind und einigen Aufwand zur Risikovorsorge rechtfertigen. Die Einführung von unternehmensinternen Richtlinien zur Archivierung und Vernichtung von Geschäftsunterlagen und zum Umgang mit Emails und die Etablierung eines Prozesses, der sicherstellt, das anstehende Gerichtsverfahren unverzüglich allen relevanten Konzernstellen zur Kenntnis gelangen, dürften dabei die zentralen Aufgaben sein.

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